Scopevisio Documents DMS
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- Ein Überblick über das DMS-ModulScopevisio Documents DMS: Dateiverwaltung mit Versionshistorie, Freigaben, externen Links und vollständiger Zugangskontrolle für Teams.
- Die NavigationDMS-Navigation im Überblick: Meine Dokumente, Freigaben, offene Anfragen, Wiedervorlagen und Papierkorb schnell aufrufen.
- Die Oberfläche im DMSDrei-Bereiche-Oberfläche im DMS: Navigation links, Datengitter mittig, Gruppen und Benutzer rechts – Ansicht abhängig von Lizenz und Rolle.
- Favoriten im DMS anlegen & verwaltenHäufig genutzte DMS-Sammlungen mit dem Stern-Symbol als Favorit markieren, um schneller auf sie zuzugreifen.
- Workflow-Sammlungen im DMSWorkflow-Sammlungen im DMS zeigen Inhalte der Workflow-Archive – Dokumente einsehbar, aber nur eingeschränkt bearbeitbar.
- Das Datengitter im DMSDatengitter im DMS: Dokumente der Sammlung anzeigen, sortieren, suchen, hochladen und Upload-Links für externe Personen erstellen.
- DMS-Sammlungen - ÜberblickDMS-Sammlungen: mehrstufige Ordnerstrukturen per Verknüpfung organisieren, gemeinsam nutzen und Dokumente ohne Duplikate mit mehreren Sammlungen verbinden.
- DMS Sammlungen verwaltenSammlungen erstellen, Dokumente per Drag & Drop oder Upload hinzufügen und als Eigentümer Sammlungen ohne Datenverlust löschen.
- Sammlungseinstellungen als EigentümerSammlungseinstellungen verwalten: Protokollierung, öffentliche Sammlungen, eindeutige Namen, geerbte Freigaben und Ordnerstruktur-Schutz konfigurieren.
- Neue Ordner in einer Sammlung erstellenNeue Ordner und Unterordner in einer DMS-Sammlung per Kontextmenü oder über das Sammlungsmenü anlegen.
- Freigaben für Sammlungen verwaltenSammlungen und Ordner teilen: Freigaben per Dialog oder Drag & Drop vergeben – Wasserfall-Prinzip vererbt Rechte auf alle Unterinhalte.
- Externe Links für Sammlungen erstellenExterne Links für Sammlungen und Ordner erstellen: Dritte erhalten Zugriff per URL ohne eigenes Konto – Link-URL bleibt stabil.
- Archivierung für DMS-SammlungenGoBD-konforme Archivierung für DMS-Sammlungen einrichten: Ablaufregeln, Archivierungsbeginn und Auswirkungen auf Sammlung, Ordner und Dokumente.
- Import über einen Upload-LinkUpload-Link erstellen: Externe Personen laden Dokumente sicher per URL hoch – mit Passwortschutz, Gültigkeitsdauer und Upload-Beschränkungen.
- Import über E-MailUpload-E-Mail-Adresse einrichten und nutzen: Dokumente direkt per E-Mail, automatischer Weiterleitung oder Scanner importieren – fünf Speicheroptionen für Anhänge und E-Mail-Text konfigurieren.
- Import über SFTPSFTP-Schnittstelle für sicheren Datei-Upload einrichten: SFTP-Upload erstellen, konfigurieren und löschen – nur das SFTP-Protokoll wird unterstützt.
- Die DokumentenansichtVollbildansicht für Dokumente: Im Dokument suchen, Ansicht anpassen und Dokument in verschiedenen Formaten exportieren und herunterladen.
- Eine Anfrage erstellenAnfragen für Lesebestätigung, Genehmigung oder Metadatenausfüllung erstellen, Sichtbarkeit konfigurieren und automatische Folgeaktionen definieren.
- Schlagwörter hinterlegenSchlagwörter zu Dokumenten hinzufügen und entfernen: Thematische Kategorisierung und schnelle Suche unabhängig von Sammlungen und Ordnern.
- Dokumente mit Metadaten versehenDokumente mit Metadaten beschreiben: Feldname, Typ (Text/Zahl/Datum) und Wert vergeben sowie kombinierte Filter für schnelle Dokumentensuche nutzen.
- Metadatenformulare erstellenMetadatenformulare erstellen, konfigurieren, teilen und auf Dokumente anwenden – für einheitliche Metadaten-Strukturen im gesamten Team.
- Dokumente mit Kommentaren versehenKommentare zu Dokumenten erstellen, bearbeiten und löschen: Für alle berechtigten Benutzer sichtbar, versionsbezogen und vollständig protokolliert.
- Versionsverwaltung im DMSVersionsverwaltung im DMS: Neue Versionen hochladen, Versionshistorie einsehen und ältere Versionen herunterladen, wiederherstellen oder löschen.
- Das DokumentenprotokollDokumentenprotokoll aufrufen: Chronologische Übersicht aller Ereignisse – Erstellung, Versionen, Freigaben, Zugriffe und Annotationen.
- Freigaben/Berechtigungen vergebenAblageorte und Freigaben verwalten: Dokumente per Freigabe-Funktion, Sammlungsablage oder Drag & Drop mit Benutzern und Gruppen teilen.
- Externe Links für Dokumente & SammlungenExterne Links für Dokumente, Sammlungen und Ordner erstellen, konfigurieren und löschen – Pflichtkonfigurationen durch Administratoren setzbar.
- Eine Datei sperrenDateien im DMS sperren und entsperren: Nur Eigentümer oder der sperrende Benutzer können Sperren aufheben – schützt vor unerwünschten Änderungen.
- Dateien oder Dokumente löschenUnterschied zwischen Entfernen aus Sammlung und vollständigem Löschen: Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb mit 30-Sekunden-Rückgängig-Option.
- PDF- AnnotationenPDF-Dokumente im DMS mit Anmerkungen, Markierungen und Stempeln versehen – Annotationen editierbar oder dauerhaft einbrennen.
- Das KontextmenüKontextmenü im DMS: Wiedervorlage, Verschieben, Kopieren, PDF aufteilen und zusammenführen sowie Eigentümer übertragen per Rechtsklick.
- Der PapierkorbPapierkorb: Gelöschte Dokumente innerhalb von 14 Tagen wiederherstellen oder endgültig löschen – Frist durch Administratoren konfigurierbar.
- Übersicht von Gruppen und BenutzernRechte Seitenleiste im DMS: Alle Gruppen und Benutzer im Überblick, Inhalte per Drag & Drop teilen und direkt zur Benutzerverwaltung wechseln.