Sie öffnen das Kontextmenü mit einem Rechtsklick auf ein Dokument.
Was finden Sie im Kontextmenü?
Das Kontextmenü enthält:
Funktionen, die auch in der Menüleiste verfügbar sind
Weitergehende Funktionen, die nur hier verfügbar sind
Wiedervorlage
Wiedervorlage einrichten
Schritt 1: Kontextmenü öffnen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument
Wählen Sie "Wiedervorlage"
Schritt 2: Zeitpunkt wählen
Sie haben zwei Optionen:
Einfacher Zeitpunkt: Wählen Sie eine vordefinierte Option
Benutzerdefinierter Zeitpunkt: Legen Sie einen individuellen Zeitpunkt fest
Schritt 3: Wiedervorlage erstellen
Ergänzen Sie eine individuelle Nachricht (optional)
Bestätigen Sie mit "Wiedervorlage erstellen"
Wiedervorlage verwalten
Übersicht aufrufen
Sie rufen die Übersicht der bestehenden Wiedervorlagen über das Kontextmenü ab.
Was können Sie tun?
Wiedervorlagen verändern
Wiedervorlagen abbrechen
Erledigte Wiedervorlagen
Wiedervorlagen, die abgelaufen sind und "als erledigt" markiert wurden:
Werden durchgestrichen angezeigt
Können gelöscht werden
Können neu eingestellt werden
Wiedervorlage-Zeitpunkt tritt ein
Was passiert, wenn der Zeitpunkt eintritt?
Sie erhalten:
Einen entsprechenden Hinweis im System
Optional eine E-Mail-Benachrichtigung
Visuelle Anzeige
Am Kontextmenü wird ein orangenes rundes Symbol dargestellt:
Es zeigt die Anzahl der eingetretenen, aber noch nicht erledigten Wiedervorlagen
Wiedervorlagen bearbeiten
Wenn Sie die Übersicht öffnen:
Die betroffenen Wiedervorlagen werden farbig markiert
Sie können sich die einzelnen Wiedervorlagen anschauen
Sie können diese "Als erledigt markieren" (dadurch werden sie durchgestrichen)
Hinzufügen/Verschieben
Funktion
Sie können die Datei:
In eine andere Sammlung verschieben
Als Kopie in eine andere Sammlung ablegen
So gehen Sie vor:
Schritt 1: Funktion aufrufen
Wählen Sie "Hinzufügen/Verschieben" im Kontextmenü
Schritt 2: Ziel auswählen
Es öffnet sich ein Auswahlfenster
Geben Sie das Ziel an
Wählen Sie die gewünschte Sammlung
Schritt 3: Aktion wählen
Sie entscheiden:
Verschieben: Das Dokument wird an den neuen Ort verschoben
Kopieren: Eine Kopie wird am neuen Ort erstellt
Zusätzliche Option
Sie können in diesem Schritt direkt einen neuen Unterordner erstellen.
Aus diesem Ablageort entfernen
Was macht diese Funktion?
Sie entfernt das Dokument ohne weitere Rückfrage aus der Sammlung.
Hinweis: Das Dokument wird nur aus dieser Sammlung entfernt, nicht aus dem gesamten System.
Kopie erstellen
Wann nutzen Sie diese Funktion?
Verknüpfung vs. Kopie
Zur besseren Übersicht und aus Speicherplatz-Gründen können Sie normalerweise dieselbe Datei mit beliebig vielen Sammlungen verknüpfen.
In bestimmten Situationen ist es jedoch wichtig, ein Dokument mehrfach im Mandanten zu haben.
Beispiel:
Sie besitzen eine Dokumenten-Vorlage
Sie möchten diese kopieren
Sie füllen die Kopie mit individuellen Daten
Was passiert beim Kopieren?
Es wird eine unabhängige Kopie der Datei erstellt.
Wichtig: Die Kopie erhält keinen Bezug zur Originaldatei oder ihren:
Metadaten
Schlagwörtern
Freigaben
Etc.
So erstellen Sie eine Kopie:
Schritt 1: Funktion aufrufen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument
Wählen Sie im Kontextmenü "Kopie erstellen..."
Hinweis: Sie können nicht mehrere Dokumente markieren und in einem Vorgang kopieren.
Schritt 2: Einstellungen vornehmen
Sie können optional:
Einen abweichenden Dateinamen für die Kopie vergeben
Entscheiden, ob die Kopie am gleichen Ort wie das Original abgelegt werden soll
Einen anderen Ablageort wählen
Schritt 3: Ort auswählen (bei anderem Ablageort)
Wenn Sie einen anderen Ort wählen:
Es erscheint ein Auswahlfenster
Sie können neue Sammlungen erstellen
Sie können neue Ordner erstellen
Sie wählen das Ziel aus
Schritt 4: Bestätigen
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK"
Die Kopie wird am gewünschten Ort mit dem gewünschten Dateinamen erstellt
Aufteilen
PDF-Dokumente aufteilen
Voraussetzung: Das Dokument muss aus mindestens zwei Seiten bestehen.
Hinweis: Sollte das Dokument nur aus einer Seite bestehen, wird im Kontextmenü die Funktion "Aufteilen" nicht angezeigt.
So teilen Sie ein PDF auf:
Schritt 1: Funktion aufrufen
Öffnen Sie das Kontextmenü über den Rechtsklick auf ein Dokument
Wählen Sie "Aufteilen"
Schritt 2: Aufteilungsmethode wählen
Sie haben zwei Optionen:
Option a) Automatische Aufteilung
Aus jeder Seite des Dokuments wird eine eigene PDF erstellt
Option b) Individuelle Aufteilung
Sie nehmen eine benutzerdefinierte Aufteilung vor
Schritt 3: Marker setzen (bei individueller Aufteilung)
Wenn Sie Option b) gewählt haben:
Setzen Sie die Marker, an denen eine Aufteilung stattfinden soll
Wichtig: Die Trennung des Dokuments findet immer vor der angegebenen Seite statt. Die angegebene Seite entspricht der ersten Seite des getrennten Dokuments.
Beispiel:
Sie möchten ein 6-seitiges PDF-Dokument aufteilen
Das Dokument soll in 4 Dokumente aufgeteilt werden: Seiten 1-2, 3, 4, 5-6
Geben Sie die Marker ein: 3,4,5
Drücken Sie "Enter"
Weitere Optionen:
Sie können die Dateinamen der einzelnen Abschnitte verändern und individualisieren
Sie können vorhandene Marker mit dem Papierkorb-Symbol entfernen
Sie können mit "+" neue Marker erstellen
Schritt 4: Aufteilung bestätigen
Wenn Sie mit der dargestellten Aufteilung einverstanden sind, bestätigen Sie mit "OK"
Der Aufteilungsprozess startet
Zusammenführen
PDF-Dokumente zusammenführen
Schritt 1: Dokumente markieren
Markieren Sie alle Dokumente, die Sie zu einer neuen PDF zusammenführen möchten
Schritt 2: Funktion aufrufen
Öffnen Sie das Kontextmenü über den Rechtsklick auf eines dieser Dokumente
Wählen Sie "Zusammenführen"
Schritt 3: Reihenfolge festlegen
Legen Sie die Reihenfolge fest, in der die einzelnen PDF-Dokumente angezeigt werden sollen
Schritt 4: Speichern
Wählen Sie für das neue PDF-Dokument einen Namen
Schließen Sie den Vorgang durch Klick auf "Als neues Dokument speichern" ab
Eigentümer übertragen
Wer gilt als Eigentümer? In der Regel gilt als Eigentümer, wer die erste Version eines Dokuments hochgeladen hat oder an wen die Eigentümerschaft übertragen wurde.
Fall 1: Der Eigentümer überträgt die Eigentümerschaft
So funktioniert es
Öffnen Sie das Kontextmenü des Dokuments (Rechtsklick).
Übertragen Sie die Eigentümerschaft auf einen anderen Benutzer. [prüfen: Bezeichnung des Menüpunkts]
Voraussetzungen für den neuen Eigentümer
Der neue Eigentümer muss mindestens den Status eines Externen Benutzers haben.
Gäste dürfen keine eigenen Dokumente besitzen.
Was passiert mit dem ursprünglichen Eigentümer?
Der ursprüngliche Eigentümer:
behält automatisch eine direkte Freigabe auf das Dokument.
kann das Dokument weiterhin sehen.
Was bleibt erhalten?
Die Information, dass der ursprüngliche Benutzer das Dokument hochgeladen hat, bleibt erhalten.
Der ursprüngliche Eigentümer ist weiterhin am Dokument beziehungsweise im Protokoll sichtbar.
Fall 2: Ein Administrator löscht den Eigentümer
Was passiert bei der Löschung eines Benutzers?
Wenn ein Administrator einen Benutzer aus dem Mandanten löschen möchte, kann er:
alle Dokumente, die im Besitz des Benutzers sind, an einen anderen Benutzer übertragen.
alle Sammlungen, die im Besitz des Benutzers sind, an einen anderen Benutzer übertragen.
Hinweis: Die Übertragung verhindert, dass Dokumente und Sammlungen verloren gehen, wenn ein Benutzer gelöscht wird.
Alternativ kann der Administrator die Daten unwiderruflich löschen. Mehr dazu im Artikel „Benutzerverwaltung", Abschnitt „Benutzer entfernen". [Link einfügen]
Profilinformationen des Benutzers
Was sind Profilinformationen?
Die Profilinformationen umfassen:
den Vornamen
den Nachnamen
die E-Mail-Adresse des Benutzers
Was bedeutet das beim Löschen eines Benutzers?
Beim Löschen eines Benutzers entscheiden Sie, ob die Profilinformationen beibehalten werden. [prüfen: Gilt die Auswahl bei beiden Optionen (übertragen und löschen) oder nur bei der Übertragung der Daten?]
| Profilinformationen werden beibehalten | Profilinformationen werden nicht beibehalten |
Zuordnung von Daten | Bestimmte Daten bleiben dem Benutzer zugeordnet, zum Beispiel Versionen von Dokumenten, Kommentare, Anfragen und weitere. | Der Benutzer wird „vergessen". Die Daten lassen sich ihm nicht mehr zuordnen. |
Protokoll | Der Benutzer bleibt bei relevanten Ereignissen im Protokoll sichtbar. | Anstelle der echten Benutzerinformationen erscheint der allgemeine Platzhalter „Ein Benutzer". |