Scopevisio Documents Workflow- Administration

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Scopevisio Documents Workflow- Administration - ÜberblickAdministrationsdokumentation für das Workflow-Modul: Konfigurationsthemen über den alltäglichen Gebrauch hinaus.
Benutzer in SV Documents WorkflowÜbersicht und Verwaltung aller Workflow-Benutzer: Dienstbenutzer anlegen, Rollen zuweisen, Vertreter einrichten und Postfach-Weiterleitungen konfigurieren.
RollenkonfigurationRollenrechte detailliert konfigurieren: Archivzugriff, Statusrechte, Übergänge, Befehle, Datenfelder und Datentabellen pro Rolle steuern.
Exkurs: RollenfilterRollenfilter schränken Vorgangssichtbarkeit ohne zusätzliche Archive ein: Spezielle Filter wie postbox, accessed und history nutzen.
MandantenMandantenfunktion pro Archiv aktivieren: Vorgangssichtbarkeit auf zugeordnete Benutzer einschränken und Mandanten bei Workflow und API nutzen.
Konfiguration - ÜbersichtKonfigurationsübersicht: Basis-URL für API-Clients, Mehrwertsteuerland, E-Mail für Ereignislogs und minimales Log-Level einstellen. Anzeige der Lizenzen.
Konfiguration → Was sind Workflows?Ad-hoc-Workflows (freier Statuswechsel) und regelbasierte Workflows (definierte Übergänge mit Aktionen) in Scopevisio Documents erklärt.
Konfiguration - Ad-hoc-WorkflowsAd-hoc-Workflow anlegen: Status mit Farben und Sichtbarkeit konfigurieren, Startstatus festlegen sowie Workflows exportieren und importieren.
Konfiguration - Regelbasierte WorkflowsRegelbasierte Workflows erstellen: Übergänge zwischen definierten Status konfigurieren und den Workflow-Editor verstehen.
Konfiguration - Status in regelbasierten Workflows konfigurierenStatus im regelbasierten Workflow konfigurieren: Automatische Status mit Bedingungen und Prioritäten, Startstatus, versteckte Status und Sortierindex.
Konfiguration - Konfiguration eines ÜbergangsÜbergänge im regelbasierten Workflow erstellen und Anzeigereihenfolge per Sortierindex steuern.
Konfiguration - Bedingungen in ÜbergängenBedingungen für Workflow-Übergänge in STAR-Syntax definieren, auf Untertabellen zugreifen und Pflichtfeldprüfung optional deaktivieren.
Konfiguration - Aktionsroutinen in ÜbergängenAlle Aktionsroutinen für Workflow-Übergänge: Feldwert setzen, E-Mail versenden, Vorgang weiterleiten, Plausibilität prüfen und STAR-Code ausführen.
Konfiguration → UntertabellenUntertabellen als strukturierte Datenfelder in Archive einbinden, konfigurieren, Berechtigungen vergeben und in der Schnellsuche nutzen.
Konfiguration - EskalationsregelnEskalationsregeln erstellen: Erinnerungen und mehrstufige Eskalation für nicht bearbeitete Termine konfigurieren und Sonderfälle beachten.
Konfiguration - DatentabellenDatentabellen erstellen, manuell befüllen, CSV importieren und als Vorschlagsquelle für Archiv-Datenfelder oder automatische Währungskurse nutzen.
Konfiguration - ZählerAutomatisch hochzählende Zähler einrichten: Startwert, Inkrement, periodisches Zurücksetzen und Verwendung in formatierten Vorgabewerten konfigurieren.
Konfiguration - ExporteÜbersicht der in Scopevisio Documents hinterlegten automatisch durchgeführten Exporte in angeschlossene Drittsysteme.
Export-Flags verwaltenExport-Flags kennzeichnen Datensätze, die bereits über eine Workflow-Aktionsroutine exportiert wurden. Sie können Export-Flags direkt in der Oberfläche einsehen und bei Bedarf manuell entfernen.
Konfiguration - Business-Lösungen lizensierenBusiness-Lösungen in der Administration installieren: 30-tägige Testphase und Datenzugriff nach Ablauf der Lizenz.
Konfiguration - ÜbersetzungenSelbst konfigurierte UI-Elemente wie Archivnamen, Datenfelder und Workflow-Status übersetzen, als CSV exportieren und wieder importieren.
EreignisprotokolleEreignisprotokolle für Administratoren: Benutzeraktionen und Systemmeldungen auf vier Log-Leveln (Info, Warning, Error, Critical) einsehen und kommentieren.
Konfiguration - Unterarchive verwaltenUnterarchive einrichten: Ein anderes Archiv als Datenfeld verlinken, filtern und Rollenberechtigungen für das Unterarchiv steuern.
Konfiguration - Archive kopieren und löschenArchive kopieren (Kopie startet im Test-Modus) oder löschen – Löschen nur wenn nicht produktiv und keine aktive Aufbewahrungsfrist vorhanden.
Konfiguration - Export und Import von ArchivkonfigurationenArchivkonfigurationen als JSON exportieren und importieren, um Einstellungen zwischen verschiedenen Installationen zu übertragen.
Konfiguration - Allgemeine ArchivstrukturArchiv grundlegend konfigurieren: Test-/Produktivmodus, Revisionssicherheit, Archivstatus, OCR-Erkennung, Aufbewahrungsfristen und Sortierindex.
Konfiguration - Datenfelder in ArchivenDatenfelder in Archive einrichten: Kurzname, Typ, Vorschläge, Autofill, Pflichtfelder bei Statuswechsel, Zähler und Revisionssicherheit.
Konfiguration - Mandanten in Archiven einrichtenMandanten-Funktion pro Archiv aktivieren: Vorgangssichtbarkeit einschränken, Mandantenfeld im Formular einblenden und SmartIndexing mandantenspezifisch ausführen.
Konfiguration - Formulare in Archiven konfigurierenFormulare für Archive im Formular-Editor anlegen, benennen und als aktives Formular festlegen – nur das aktive Formular wird im Viewer verwendet.
Formular-Ereignisse konfigurierenFormular-Ereignisse in STAR-Syntax konfigurieren: on_new, on_save, on_load und Feld-Events für automatische Berechnungen und Feldwertänderungen im Archivformular.
Konfiguration - Details für Archive einstellenDetaileinstellungen für Archive: Protokollierung von Downloads und Öffnungen, ausgeblendete Registerkarten und Anzeige von Workflow und Untertabellen steuern.
Konfiguration - Workflows für ein Archiv auswählenWorkflow für ein Archiv auswählen und konfigurieren: Startstatus, Fehlerstatus, Eskalationsregel und Postfach-Betreff mit Datenfeld-Variablen festlegen.
Konfiguration - Suchbaum einrichten für ArchiveSuchbaum für Archive einrichten: Kombinierte Spaltenfilter und Datumsgruppierungen konfigurieren, damit Benutzer Vorgänge nach existierenden Feldwerten filtern können.
Konfiguration - Zusammengefasste ArchiveZusammengefasstes Archiv erstellen: Dokumente aus mehreren Archiven in einer virtuellen Union-Ansicht vereinen, ohne Originaldaten zu verändern – kein eigener Datenspeicher.
Konfiguration - Gefilterte ArchiveGefiltertes Archiv einrichten: Ausgewählte Datenfelder eines bestehenden Archivs anzeigen, Icon konfigurieren und Berechtigungen für gefilterte Ansichten vergeben.
SmartSafeSmartSafe: Archive aus SV Documents lokal synchronisieren, in Verzeichnisstruktur speichern und Metadaten als Excel oder JSON exportieren – mit automatischem Aufräumen.
Einrichten einer Hotfolder.iniHotfolder.ini einrichten: Sektionen pro Archivtyp anlegen, unterschiedliche Zugangsdaten, URLs und Tokens pro Sektion konfigurieren sowie Verzeichnisse und Dateimasken festlegen.
Hotfolder-Ausführung mit pa_hotfolder.exeHotfolder mit pa_hotfolder.exe starten: Alle oder einzelne Sektionen per Kommandozeile verarbeiten, Logdateien konfigurieren und Web-API-Verbindung nutzen.
Alternative Hotfolder.iniAlternative Hotfolder-Konfigurationsdateien per --ini-Parameter angeben: Hotfolder aufteilen und zeitgesteuert einzelne INI-Dateien selektiv verarbeiten.