Sie finden in diesem Datengitter die Übersicht über alle angelegten Benutzer inklusive der zugewiesenen Gruppen, Rollen und Mandanten.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Neu.

2. Im rechten Maskenbereich öffnet sich der Dialog Neuen Benutzer erstellen.

Wichtig: Die Benutzerverwaltung wird über das DMS-Modul gesteuert. Sie können hier nur neue Dienstbenutzer anlegen, keine Systembenutzer!

Mit der Schaltfläche Bearbeiten können Sie dem Benutzer Rollen und Gruppen zuweisen oder entfernen und den Workflow-Zugriff festlegen.

Der Administrator legt je Benutzer die Zugriffsebene fest: „Nur lesen“, „Shared“ oder „Unlimited“.

Das gilt nur für die Workflows und Business-Lösungen, auf die der User über seine Rollen Zugriff hat. Sie finden die Einstellung unter „Workflow-Einstellungen“. Sie ist eine zusätzliche Konfigurationsebene neben den Rollen.

Shared und Unlimited sind nur wählbar, wenn eine Lizenz verfügbar ist.

Jeder Benutzer braucht zwingend die Rolle Platform als Basis. Benutzer mit dieser Rolle dürfen in den Workflow-Tab wechseln. Dort sehen sie je nach Rollen und Mandanten die Archive und Daten nur lesend.

Wichtig: Das Dropdown-Menü erscheint erst nach einem Klick ins Feld!

Welche Workflows ein Benutzer sieht, steuern Sie weiterhin über die Rollen. Den Umfang des Zugriffs bestimmen Sie über den Workflow-Zugriff. Ohne Rollenzuordnung zeigt das Workflow-Modul keine Inhalte an.

„Shared“ und „Unlimited“ können Sie nur wählen, wenn eine entsprechende Lizenz verfügbar ist. Sind keine Lizenzen mehr frei, speichert das System die Auswahl nicht und zeigt eine Fehlermeldung an.

Für Ad-hoc-Workflows legen Sie keinen Workflow-Zugriff pro Benutzer fest. Hier genügt die Rollenzuordnung wie bisher.

Als Administrator können Sie für jeden Benutzer des Workflow-Moduls einen Vertreter einstellen.

So stellen Sie einen Vertreter ein:

1. Wählen Sie Einstellungen.

2. Wählen Sie Workflow-Einstellungen.

3. Wählen Sie Benutzer.

4. Öffnen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Benutzer.

Wenn der Vertreter aktiv ist, werden Postfach-Einträge nicht an den ursprünglichen Benutzer, sondern an den Vertreter gesendet.

Sie können den Vertreter aktivieren:

• dauerhaft oder

• für einen bestimmten Zeitraum.

Wenn der Vertreter aktiviert ist, bekommt der Benutzer nach der Anmeldung einen Hinweis.

Die Option „Postfacheinträge automatisch zum Vertreter senden nach XX Tagen ohne Bearbeitung“ leitet nicht bearbeitete Postfacheinträge nach einer bestimmten Liegezeit automatisch an den Vertreter weiter.

Wochenenden ausschließen: Sie können Wochenenden bei der Weiterleitung zum Vertreter ausschließen.

Es gibt zwei Berechnungsarten:

1. Mit Wochenenden: Postfacheinträge werden nach einer bestimmten Anzahl von Tagen ohne Bearbeitung weitergeleitet.

2. Ohne Wochenenden: Postfacheinträge werden nach einer bestimmten Anzahl von Arbeitstagen weitergeleitet. Wochenenden werden nicht berücksichtigt. Dadurch verlängert sich die Zeit bis zur Weiterleitung im Vergleich zur vollen Woche.

Wichtig: Diese Option wird auch beachtet, wenn der Vertreter ansonsten nicht aktiviert ist.

Hier wählen Sie aus, welche Mandanten und damit welche Archive für diesen Benutzer sichtbar sind. Zusätzlich können Sie dem Benutzer hier Mandanten zuordnen.

Welche Zugriffsarten gibt es für einen Benutzer?

„Nur Lesen“, „Shared“ und „Unlimited“. „Nur Lesen“ erlaubt nur das Ansehen von Datensätzen. „Shared“ erlaubt das Bearbeiten, ist aber auf 5 Bearbeitungen pro Monat innerhalb eines Archivs oder Workflows begrenzt. „Unlimited“ erlaubt unbegrenzte Bearbeitungen.

Warum kann ich „Shared“ oder „Unlimited“ nicht auswählen?

Es ist keine entsprechende Lizenz verfügbar, entweder weil keine gebucht ist oder weil alle gebuchten Lizenzen belegt sind.

Warum kann ein neuer Benutzer Datensätze nicht bearbeiten?

Neue Benutzer erhalten standardmäßig den Zugriff „Nur Lesen“. Legen Sie den passenden Zugriff fest.

Wie stelle ich einen Vertreter ein?

Öffnen Sie Einstellungen – Workflow-Einstellungen – Benutzer und öffnen Sie den gewünschten Benutzer mit einem Doppelklick.