Was sind Export-Flags?
Export-Flags sind Markierungen an Datensätzen. Das System setzt sie automatisch, wenn ein Datensatz über eine Workflow-Aktionsroutine exportiert wird.
Sie verwenden Export-Flags, um zu erkennen:
Welche Datensätze bereits exportiert wurden
Welcher Export-Typ angewendet wurde
Export-Flags in der Listenansicht
Neue Spalte „Export-Flags"
In der Listenansicht eines Archivs sehen Sie jetzt die Spalte Export-Flags. Sie zeigt alle gesetzten Export-Flags eines Datensatzes als kommaseparierte Liste an. Ist kein Flag gesetzt, bleibt die Zelle leer. Die Spalte ist frei positionierbar wie andere Listenspalten auch.
Filter nach Export-Flags
Sie können die Listenansicht gezielt filtern:
Öffnen Sie die Filterleiste des Archivs.
Wählen Sie den Filter Export-Flags gesetzt.
Wählen Sie Ja, um nur Datensätze mit gesetzten Flags anzuzeigen.
Wählen Sie Nein, um nur Datensätze ohne Flag anzuzeigen.
Export-Flags in der Detailansicht
Wenn Sie einen Vorgang öffnen, sehen Sie im Bereich Info die gesetzten Export-Flags. Neben jedem Flag steht eine Schaltfläche zum Entfernen.
ℹ️ Hinweis: Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Ihnen das Rollenrecht Export-Flags entfernen zugewiesen ist. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie dieses Recht benötigen.
Export-Flag manuell entfernen (einzelner Vorgang)
Sie können ein Export-Flag manuell entfernen, wenn Sie das Rollenrecht Export-Flags entfernen besitzen.
Vorgehensweise:
Öffnen Sie den Vorgang in der Detailansicht.
Klicken Sie im Info-Bereich auf die Schaltfläche zum Entfernen neben dem Flag, das Sie entfernen möchten.
Ein Dialogfenster öffnet sich. Es zeigt den Namen des Flags an.
Geben Sie im Pflichtfeld Begründung einen Grund für das Entfernen ein.
Klicken Sie auf Entfernen.
Ergebnis: Das Flag wird entfernt. Die Ansicht aktualisiert sich automatisch. In der Historie des Vorgangs wird ein Eintrag mit Zeitstempel, Benutzername, Flag-Name und Begründung erstellt.
Export-Flags für mehrere Vorgänge gleichzeitig entfernen
Sie müssen Export-Flags nicht einzeln entfernen. Über das Workflow-Menü können Sie Export-Flags für mehrere ausgewählte Vorgänge in einem Schritt entfernen.
Voraussetzung: Rollenrecht Export-Flags entfernen
Vorgehensweise:
Markieren Sie in der Listenansicht die gewünschten Vorgänge.
Öffnen Sie das Workflow-Menü.
Wählen Sie die Aktion zum Entfernen der Export-Flags.
Geben Sie im Pflichtfeld Begründung einen gemeinsamen Grund für alle ausgewählten Vorgänge ein.
Bestätigen Sie den Vorgang.
Ergebnis: Die Export-Flags werden bei allen ausgewählten Vorgängen entfernt. Die eingegebene Begründung wird dabei nicht nur einmal gespeichert, sondern je Vorgang als eigener Historieneintrag übernommen — so bleibt die Nachvollziehbarkeit pro Datensatz erhalten.
Export-Flag beim Statuswechsel entfernen (Workflow-Aktion)
Administratoren können in einer Workflow-Aktionsroutine die Aktion „Export-Flag entfernen" hinterlegen. Diese entfernt beim Statuswechsel eines Vorgangs ein bestimmtes Export-Flag automatisch.
Konfiguration:
Öffnen Sie die Workflow-Administration und den gewünschten Übergang (Statuswechsel).
Fügen Sie die Aktion Export-Flag entfernen hinzu.
Wählen Sie im Dropdown das Export-Flag aus, das beim Statuswechsel entfernt werden soll.
Speichern Sie die Konfiguration.
Verhalten zur Laufzeit: Wenn ein Vorgang den konfigurierten Statuswechsel durchläuft, fragt das System zusätzlich eine Begründung ab. Das ausgewählte Export-Flag wird anschließend entfernt und in der Historie des Vorgangs vermerkt.
Für Administratoren: Rollenrecht einrichten
Das Rollenrecht Export-Flags entfernen ist unabhängig von der Administratorrolle. Sie können es gezielt einzelnen Rollen zuweisen, z. B. für Sachbearbeiter ohne Admin-Rechte.
So richten Sie das Rollenrecht ein:
Gehen Sie in die Administration.
Öffnen Sie die Rollenkonfiguration.
Wählen Sie die gewünschte Rolle aus.
Aktivieren Sie das Recht Export-Flags entfernen.
Speichern Sie die Änderung.
Dieses Rollenrecht steuert sowohl die Schaltfläche in der Detailansicht als auch die neue Aktion zur Massenentfernung über das Workflow-Menü.Was sind Export-Flags?
Export-Flags sind Markierungen an Datensätzen. Das System setzt sie automatisch, wenn ein Datensatz über eine Workflow-Aktionsroutine exportiert wird.
Sie verwenden Export-Flags, um zu erkennen:
Welche Datensätze bereits exportiert wurden
Welcher Export-Typ angewendet wurde