Übersicht
Der Eingang ist der Bereich in Scopevisio Documents Workflow, in den alle Dokumente importiert werden, die für Sie zur Bearbeitung vorgesehen sind.
Verfügbare Menüs
Im Eingang stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Menü | Beschreibung |
Aktualisieren | Aktualisiert die Dokumentenliste im Eingang |
Archivieren | Fügt das markierte Dokument (oder die markierten Dokumente) einem Archiv hinzu. Öffnet ein Auswahlmenü mit den Archiven, für die Sie eine Freigabe haben |
Neu | Öffnet ein Dateiauswahlfenster, über das Sie Dokumente zum Eingang hinzufügen können |
Weiterleiten | Leitet Dokumente in Ihrem Eingang an andere Anwender weiter |
Löschen | Ermöglicht das Löschen von Dokumenten im Eingang nach einer Sicherheitsabfrage |
Dokumente in den Eingang importieren
Sie haben mehrere Möglichkeiten, Dokumente in den Eingang zu importieren:
1. Drag & Drop
Sie können Dokumente mit Drag & Drop direkt in den Eingang ziehen.
Vorteile:
Keine zusätzlichen Tools erforderlich
Schnelle und intuitive Bedienung
Ergebnis: In der Spalte „Quelle" wird „Webclient" angezeigt.
2. Schaltfläche "Neu"
Sie können die Schaltfläche Neu in der Schaltflächenleiste des Eingangs betätigen.
Vorgehensweise:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu
Ein Dateiauswahl-Fenster öffnet sich
Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus
Was Sie tun können:
Drücken Sie die Schaltfläche Aktualisieren, um den Bearbeitungsstand zu sehen
Während der Verarbeitung sehen Sie in der Spalte „Status" den Eintrag „Unverarbeitet"
Wenn Sie mehrere Dokumente markiert haben, werden diese zu einem Vorgang zusammengefasst
Ergebnis: In der Spalte „Quelle" wird „Webclient" angezeigt.
3. Zugewiesen von anderen Benutzern
Sie können Dokumente von Kollegen zugewiesen bekommen.
Ergebnis: In der Spalte „Quelle" wird der Name des Kollegen angezeigt.
Dokumente innerhalb einer Gruppe teilen
Sie können Dokumente im Eingang innerhalb einer Gruppe teilen.
So funktioniert es:
Leiten Sie ein Dokument aus Ihrem Eingang an eine Gruppe weiter
Das Dokument wird im Eingang aller Gruppenmitglieder sichtbar
Das Dokument zeigt eine Gruppen-Markierung in der Spalte „Gruppe" an
Jedes Mitglied der Gruppe kann das Dokument weiterbearbeiten
Verhalten je nach Gruppenzugehörigkeit:
Situation | Verhalten |
Sie sind Teil der Gruppe | Das Dokument bleibt in Ihrem Eingang sichtbar und wird um die Gruppen-Markierung ergänzt |
Sie sind nicht Teil der Gruppe | Das Dokument verschwindet aus Ihrem Eingang (wie bei einer normalen Weiterleitung) |
ℹ️ Information zur Gruppenkonfiguration:
Gruppen werden in der Administrations-Oberfläche im Bereich „Gruppen" definiert
Sie können einer Gruppe beliebig viele Benutzer zuordnen
Ein Benutzer kann in seinen Einstellungen einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden
4. Hotfolder
Wenn der Administrator einen Hotfolder für Ihr Eingangsfach eingerichtet hat, können Sie Dokumente in dieses Verzeichnis ziehen, um sie verarbeiten zu lassen.
5. Validierung von E-Rechnungen im Eingang
Scopevisio Documents prüft eingehende E-Rechnungen automatisch auf Konformität mit dem E-Rechnungsstandard EN 16931. Sie müssen dafür nichts tun.
Geprüfte Formate
Scopevisio Documents prüft folgende Formate:
XRechnung (UBL und CII)
ZUGFeRD/Factur-X (mit und ohne XRechnung)
Die Prüfung funktioniert für XML-Dateien und für PDF-Dateien mit eingebetteter E-Rechnung.
Umfang der Prüfung
Die Prüfung umfasst:
das XML-Schema
die Regeln der EN 16931
bei XRechnungen zusätzlich die XRechnung-Fachregeln
Validierungsergebnis anzeigen
Scopevisio Documents zeigt das Validierungsergebnis direkt im Eingang neben dem jeweiligen Dokument an.
Mögliche Ergebnisse
Ergebnis | Bedeutung |
Valide | Die E-Rechnung entspricht dem Standard. Sie können sie fehlerfrei weiterverarbeiten. |
Ungültig | Die E-Rechnung enthält Fehler und entspricht nicht dem Standard. |
Eingeschränkt | Scopevisio Documents konnte die Datei nicht vollständig prüfen. |
Prüfbericht herunterladen
Bei den Ergebnissen „Valide" und „Ungültig" können Sie einen Prüfbericht herunterladen. Der Prüfbericht enthält die Auswertung im Detail.
Hinweis: Bei Dateien, die keine E-Rechnung sind, zeigt Scopevisio Documents keine Validierungsinformation an.
6. XRechnung - Ansicht in ZUGFeRD-Belegen
ZUGFeRD-Dateien sind PDFs mit eingebetteten XRechnung-Daten. Die PDF-Darstellung und die darin enthaltene XRechnung können voneinander abweichen — die XRechnung-Daten sind dabei die rechtlich relevanten Rechnungsinformationen.
Wenn Sie ein ZUGFeRD-Dokument im Viewer öffnen, können Sie jetzt zwischen zwei Ansichten umschalten:
Originalansicht: Die visuelle PDF-Darstellung des Belegs
XRechnung: Die aus den strukturierten XRechnung-Daten generierte Ansicht
So wechseln Sie die Ansicht:
Öffnen Sie ein ZUGFeRD-Dokument im Viewer.
In der Toolbar des Viewers erscheint ein Dropdown-Menü zur Ansichtsauswahl — es ist nur sichtbar, wenn eine alternative Ansicht verfügbar ist.
Wählen Sie die gewünschte Ansicht aus dem Dropdown.
Hinweis:
Beim Öffnen wird standardmäßig die Original-PDF-Darstellung angezeigt.