Benutzerverwaltung

Hier erfahren Sie, wie Sie als Administrator Benutzer in SV Documents einladen, bearbeiten, sperren und entfernen. Sie sehen außerdem, welche Rolle welche Berechtigungen hat.

Für wen ist diese Anleitung? Die Benutzerverwaltung steht nur Administratoren zur Verfügung. Wenn Sie kein Administrator sind, wenden Sie sich an den Administrator Ihres SV-Documents-Mandanten.

Als Administrator haben Sie zwei Möglichkeiten, auf die Benutzerverwaltung zuzugreifen.

1. Klicken Sie in der Hauptansicht auf den Button „Benutzer verwalten“.

1. Klicken Sie auf das Benutzericon.

2. Wählen Sie Einstellungen.

3. Wählen Sie Administration.

4. Wählen Sie Benutzerverwaltung.

In der Benutzerverwaltung sehen Sie eine Auflistung aller registrierten Benutzer. Sie können folgende Aktionen durchführen:

• Benutzer hinzufügen

• Benutzer bearbeiten

• Benutzer entfernen

• Benutzer exportieren

• Mail an ausgewählte Benutzer senden
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Wenn Sie einen neuen Benutzer hinzufügen möchten, öffnet sich die Einladungsmaske.

In der Einladungsmaske können Sie:

• eine allgemeine Rolle zuweisen (Administrator, DMS (intern), DMS (extern) oder Platform)

• eine persönliche Nachricht hinterlassen

Was der eingeladene Benutzer tun muss:

1. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink.

2. Der Benutzer öffnet den Link.

3. Der Benutzer vergibt sich selbst ein Passwort.

Die Benutzerliste zeigt für jeden Benutzer den Namen, die E-Mail-Adresse, die Lizenz, den 2FA-Status und die Benutzerrolle. Über der Liste finden Sie ein Suchfeld sowie Auswahlfelder für 2FA und Benutzerrolle.

Sie bearbeiten Benutzer direkt in der Zeile des jeweiligen Benutzers:

• Rollen anpassen: Wählen Sie in der Spalte „Benutzerrolle“ die gewünschte Rolle aus.

• Benutzer vorübergehend oder dauerhaft sperren: Klicken Sie auf das Symbol „Benutzer sperren“ (Kreis mit Minuszeichen). Mehr dazu im Abschnitt „Benutzer sperren und entsperren“.

• Benutzer löschen: Klicken Sie auf das X-Symbol. Mehr dazu im Abschnitt „Benutzer entfernen“.

• Benutzer umbenennen: Klicken Sie neben den Namen. Löschen Sie mit der Rücktaste einzelne Buchstaben oder den gesamten Namen und geben Sie ihn neu ein.

Wichtig: Lizenzen. Achten Sie beim Anpassen von Rollen auf die Anzahl der verfügbaren Lizenzen. Auch blockierte Benutzer benötigen eine Lizenz. Die Zugriffsebene für Workflows („Nur lesen“, „Shared“ oder „Unlimited“) legen Sie je Benutzer unter „Workflow-Einstellungen“ fest. Sie ist eine zusätzliche Konfigurationsebene neben der Rolle.

• Als Administrator können Sie die 2FA für einen Benutzer nicht deaktivieren.

• Diese Änderung übernimmt der Scopevisio-Support nach einer Anfrage des betreffenden Nutzers.

• Der Support benötigt eine direkte Anfrage der betroffenen Person an [email protected].

Warum setzt der Support die 2FA nicht auf Anfrage eines Administrators zurück? Ein Benutzer ist in Scopevisio Documents eindeutig. Dieselbe E-Mail-Adresse kann in mehreren Umgebungen genutzt werden, zum Beispiel auch in Umgebungen mit sensiblen Daten. Zum Schutz dieser Daten setzt der Support die 2FA nur auf Anfrage der betroffenen Person selbst zurück.

• Als Administrator können Sie das Passwort eines Benutzers nicht ändern.

• Hat ein Benutzer sein Passwort vergessen, setzt er es selbst zurück.

• Der Benutzer klickt dazu im Anmeldedialog auf „Passwort vergessen“.

Wenn Sie einen Benutzer sperren, kann er sich nicht mehr anmelden. Sie können einen Benutzer vorübergehend oder dauerhaft sperren.

So sperren Sie einen Benutzer:

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.

2. Suchen Sie den Benutzer in der Liste. Nutzen Sie dazu bei Bedarf das Suchfeld „Benutzer“.

3. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf das Symbol „Benutzer sperren“ (Kreis mit Minuszeichen).

4. Wählen Sie einen Nachfolger für das Workflow-Modul aus.

5. Bestätigen Sie den angezeigten Hinweis.

So erkennen Sie einen gesperrten Benutzer:
Hinter seiner Lizenz erscheint die Meldung, dass er gesperrt ist.

So entsperren Sie einen Benutzer:

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf das Symbol „Benutzer entsperren“.

2. Bestätigen Sie den Hinweis, dass Sie ihn wirklich entsperren möchten.

Lizenz: Auch gesperrte Benutzer benötigen eine Lizenz.

Was sieht ein gesperrter Benutzer? Beim Anmeldeversuch erscheint die Meldung: „Sie haben keinen aktiven Account.“

Sie können folgende Rollen vergeben: Administrator, DMS (intern), DMS (extern) und Platform.

Wichtig: Jeder Benutzer, der auf SV Documents zugreift, braucht zwingend die Rolle Platform als Basis.

„–“ bedeutet: Diese Berechtigung ist für die Rolle in der Dokumentation nicht aufgeführt.

Administratoren haben die umfassendsten Berechtigungen:

• Sie können den gesamten Mandanten verwalten.

• Sie haben als einzige Benutzer Zugriff auf die Einstellungs-Optionen.

• Sie können Gruppen anlegen und verwalten.

• Sie haben alle Berechtigungen der Rolle DMS (intern).

• Sie sehen alle Benutzer und Gruppen eines Mandanten.

• Sie können öffentlichen Sammlungen beitreten.

• Sie können mit allen Benutzern Dokumente, Sammlungen und Ordner teilen.

• Sie können eigene Sammlungen erstellen.

• Sie können Dokumente speichern.

• Sie dürfen Dokumente versionieren, verschlagworten und kommentieren.

DMS (extern) hat eingeschränkte Berechtigungen:

• Sie können eigene Sammlungen erstellen.

• Sie können Dokumente speichern.

• Sie sehen nur Gruppen, in denen Sie selbst Mitglied sind.

• Sie sehen nur andere Benutzer, mit denen Sie zusammen in einer Gruppe sind.

• Sie dürfen Dokumente versionieren, verschlagworten und kommentieren.

• Sie sehen die Namen anderer Benutzer an Dokumenten, die für Sie sichtbar sind.

Platform hat die geringsten Berechtigungen:

• Sie können freigegebene Dokumente ansehen und herunterladen. Sie können keine Dokumente hochladen. Der Zugriff auf das DMS ist lesend.

• Sie dürfen in den Workflow-Tab wechseln. Dort sehen Sie je nach Rollen und Mandanten die Archive und Daten nur lesend.

• Sie sehen keine Benutzer- und Gruppenübersicht.

• Sie können nur auf Ordner und Dokumente zugreifen, die für Sie freigegeben wurden.

• Sie sehen die Namen anderer Benutzer an Dokumenten, die für Sie sichtbar sind.

Hier erfahren Sie, wie Sie als Administrator einen Benutzer aus dem Mandanten entfernen und was dabei mit seinen Daten und Profilinformationen geschieht.

So entfernen Sie einen Benutzer aus dem Mandanten:

1. Klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf das X beim Benutzer.

2. Entscheiden Sie, was mit den Daten des Benutzers geschehen soll.

Nach dem Entfernen müssen Sie entscheiden, was mit den Daten des betroffenen Benutzers geschehen soll. Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Wer gilt als Eigentümer? In der Regel gilt als Eigentümer, wer die erste Version eines Dokuments hochgeladen hat oder an wen die Eigentümerschaft übertragen wurde.

Möglichkeit 1: Daten unwiderruflich löschen. Folgende Daten werden unwiderruflich gelöscht:

• Dokumente

• Sammlungen

• Upload-Schnittstellen

• Metadatenformulare

• Regeln

Möglichkeit 2: Daten an einen anderen Benutzer übertragen.

• Die Daten werden an einen anderen Benutzer übertragen. Dazu gehören die Dokumente und die Sammlungen des entfernten Benutzers.

• Sie haben im Nachhinein noch die Möglichkeit, die übertragenen Inhalte manuell zu löschen.

• Sie können optional die Profilinformationen des entfernten Benutzers behalten.

Hinweis: Die Übertragung verhindert, dass Dokumente und Sammlungen verloren gehen, wenn ein Benutzer entfernt wird.

Was sind Profilinformationen? Die Profilinformationen umfassen den Vornamen, den Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Benutzers.

Was passiert, wenn Sie die Profilinformationen behalten?

• Bestimmte Daten bleiben dem Benutzer weiterhin zugeordnet, zum Beispiel Versionen von Dokumenten, Kommentare, Anfragen und weitere.

• Im Protokoll bleibt der Benutzer bei relevanten Ereignissen weiterhin sichtbar.

Was passiert, wenn Sie die Profilinformationen nicht behalten?

• Der Benutzer wird „vergessen“.

• Anstelle der echten Benutzerinformationen erscheint der allgemeine Platzhalter „Ein Benutzer“.

Das Entfernen eines Benutzers und die Übertragung der Eigentümerschaft sind in der Protokollansicht nachvollziehbar dokumentiert.

Wie lade ich einen neuen Mitarbeiter ein?

Öffnen Sie die Benutzerverwaltung und fügen Sie einen Benutzer hinzu. Weisen Sie in der Einladungsmaske eine Rolle zu. Der Mitarbeiter erhält einen Einladungslink per E-Mail und vergibt sich selbst ein Passwort.

Ein Benutzer hat sein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

Als Administrator können Sie das Passwort nicht ändern. Der Benutzer setzt es selbst zurück, über „Passwort vergessen“ im Anmeldedialog.

Kann ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung eines Benutzers deaktivieren?

Als Administrator nicht. Diese Änderung übernimmt der Scopevisio-Support.

Was passiert mit den Dokumenten, wenn ich einen Benutzer entferne?

Sie entscheiden: Die Daten werden unwiderruflich gelöscht oder an einen anderen Benutzer übertragen.

Braucht ein gesperrter Benutzer eine Lizenz?

Ja. Auch gesperrte Benutzer benötigen eine Lizenz.

Kann ich entfernte Daten wiederherstellen?

Wenn Sie Möglichkeit 1 wählen, nicht. Die Daten werden unwiderruflich gelöscht. Übertragen Sie die Daten stattdessen an einen anderen Benutzer, um sie zu behalten.

Kann ich Inhalte nach der Übertragung noch löschen?

Ja. Bei Möglichkeit 2 können Sie die übertragenen Inhalte im Nachhinein manuell löschen.

Warum steht im Protokoll „Ein Benutzer“?

Beim Entfernen wurden die Profilinformationen nicht behalten. Der Benutzer wurde „vergessen“, und der Platzhalter ersetzt seine echten Angaben.

Welche Angaben gehören zu den Profilinformationen?

Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.