Was ist AI Workflow?
Mit AI Workflow betten Sie KI-gestützte Verarbeitungsschritte direkt in Ihre Workflow-Prozesse ein. Sie brauchen dafür keinen zusätzlichen externen Service und keine eigene Infrastruktur.
Voraussetzungen
Sie besitzen eine aktive Lizenz für Scopevisio Documents Workflow.
Ihr AI-Credit-Pool enthält ausreichend Guthaben.
So funktioniert AI Workflow
Einrichtung
Öffnen Sie den Workflow-Designer.
Fügen Sie einen neuen AI-Status ein.
Hinterlegen Sie in diesem Status ein Star-Skript, das den KI-Aufruf auslöst.
Das Star-Skript ist nicht vorgefertigt. Sie erstellen und hinterlegen es selbst. Alternativ erstellt es ein Partner oder Scopevisio.
Beim erstmaligen Speichern eines Star-Skripts mit KI-Aufruf erhalten Sie einmalig eine Bestätigungsmeldung. Scopevisio protokolliert diese Bestätigung pro Skript.
Ablauf im laufenden Betrieb
Der Vorgang erreicht den AI-Status.
Das Star-Skript sendet den Prompt an die KI. Auf Wunsch sendet es die Dateianhänge des Vorgangs mit.
Der Workflow pausiert während der Verarbeitung. In dieser Zeit sind keine Bearbeitung und kein manueller Statuswechsel möglich.
Sobald die KI-Antwort vorliegt, läuft das Skript weiter.
Das Ergebnis kann Felder des Vorgangs befüllen.
Anhand des Rückgabewerts wählt der Workflow automatisch den passenden Folgestatus.
Bitte beachten Sie:
Kann die KI keinen Wert ermitteln, bleibt das Feld leer.
KI kann Fehler machen. Prüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie sie weiterverarbeiten.
Geeignete Anwendungsfälle
Vertragsanalyse (Fristen, Kündigungstermine, Konditionen)
Automatische Rechnungskontierung
Dokumentenklassifikation
Compliance-Checks
Plausibilitätsprüfung von Eingaben
Zusammenfassungen langer Dokumente
Was passiert, wenn kein Guthaben mehr verfügbar ist?
Der Vorgang kann den AI-Status nicht mehr betreten. Er bleibt im bisherigen Status.
Bei einem manuellen Statuswechsel im Web-Client sehen Sie einen entsprechenden Hinweis.
Bei automatisierten Statuswechseln (zum Beispiel per API oder Zeitsteuerung) erzeugt das System einen Log-Eintrag. Administratoren können sich darüber per E-Mail benachrichtigen lassen.
Zusätzliches Guthaben fordern Sie jederzeit über das Lizenz-Dashboard an.
Automatische Wiederaufnahme nur bei zeitgesteuerten Skripten:
Bei zeitgesteuerten Skripten setzt das System wartende Vorgänge automatisch erneut in den AI-Status, sobald wieder Guthaben verfügbar ist.
Manuell angestoßene Workflows führt das System nicht automatisch erneut aus. Starten Sie diese Workflows nach dem Aufladen erneut.
Zeitgesteuerte Skripte befinden sich derzeit in Umsetzung.
Hinweise gemäß EU-KI-Verordnung (AI Act)
Wofür AI Workflow dient
AI Workflow verarbeitet, analysiert und bereitet Dokumente und Vorgangsdaten auf. Beispiele sind Extraktion, Klassifizierung, Zusammenfassung und Workflow-Steuerung.
Dies geschieht innerhalb des bestehenden Berechtigungskonzepts.
AI Workflow unterstützt und bereitet vor. Es trifft keine Entscheidungen.
AI Workflow bewertet, stuft, ordnet oder prognostiziert keine Personen.
AI Workflow ersetzt keine menschliche Beurteilung.
Sie prüfen jedes Ergebnis, bevor Sie es weiterverarbeiten, buchen oder rechtserheblich verwenden.
Was AI Workflow nicht tut
AI Workflow erstellt keine Personenprofile.
AI Workflow führt keine biometrische Verarbeitung und keine Emotionserkennung durch.
AI Workflow erzeugt keine Scores.
Scopevisio nutzt Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen.
Untersagte Nutzung
Der Einsatz für nach Art. 5 KI-VO verbotene Praktiken ist nicht bestimmungsgemäß und untersagt. Dazu zählen insbesondere Social Scoring, Emotionserkennung bei Beschäftigten oder Lernenden, biometrische Kategorisierung und Straftatenprognosen.
AI Workflow ist nicht dafür bestimmt, in den Bereichen des Anhangs III KI-VO Entscheidungen über natürliche Personen zu treffen oder vorzubereiten. Das betrifft:
Auswahl, Bewertung und Überwachung von Bewerbern und Beschäftigten
Bonitäts- und Versicherungsrisikoprüfung
Bewertung von Lern- und Prüfungsleistungen
Zugang zu grundlegenden Diensten und Leistungen
Strafverfolgung
Migrations- und Asylverfahren
Rechtspflege
Betrieb kritischer Infrastruktur