AI DMS
Mit AI DMS stellen Sie Fragen direkt an Ihre Dokumente – in natürlicher Sprache.
AI DMS für Scopevisio Documents
AI DMS ist eine KI-gestützte Zusatzfunktion für Scopevisio Documents. Mit AI DMS können Sie natürlichsprachliche Fragen direkt an Ihre Dokumente stellen. Sie erhalten kontextbasierte Antworten – ganz ohne manuelles Suchen oder Öffnen einzelner Dateien.
Was ist AI DMS?
AI DMS ist ein kostenpflichtiges Add-on für Scopevisio Documents. Sie buchen es auf Tenant-Ebene zu.
Bitte beachten Sie:
AI DMS ergänzt das DMS- und Workflow-Modul.
AI DMS ersetzt diese Module nicht.
Voraussetzungen für die Nutzung
Um AI DMS zu nutzen, benötigen Sie Folgendes:
Eine aktive Lizenz für Scopevisio Documents (DMS-Modul)
Die Systemvoraussetzungen der Leistungsbeschreibung Scopevisio Documents
Die Lizenz für das Add-on AI DMS
Sie benötigen keine zusätzliche Software. AI DMS steht Ihnen direkt im bestehenden Web-Client zur Verfügung.
So funktioniert der Dokumenten-Chat
Sie können natürlichsprachliche Fragen an die Inhalte Ihrer Dokumente stellen. Das System durchsucht die relevanten Dokumente und gibt Ihnen eine kontextbasierte Antwort mit Quellenangaben zurück.
Suchraum einschränken
Standardmäßig bezieht AI DMS alle für Sie zugänglichen chatbaren Dokumente ein. Sie können den Suchraum gezielt einschränken:
Wählen Sie eine DMS-Sammlung oder eine Workflow-Sammlung aus.
So begrenzen Sie Ihre Fragen auf einen bestimmten Dokumentenbestand.
Funktionsumfang im Überblick
AI DMS bietet Ihnen:
Natürlichsprachliche Fragen an Dokumenteninhalte
Anzeige der Quelldokumente zu jeder Antwort
Einschränkung des Suchraums auf einzelne Sammlungen
Einen Chatbereich mit Gesprächshistorie innerhalb einer Session
Eine Kopierfunktion für Chat-Antworten
Eine Exportfunktion für die gemeinsame Sammlung referenzierter Dokumente zum Download
Welche Inhalte werden verarbeitet?
AI DMS analysiert derzeit ausschließlich die Textinhalte Ihrer Dokumente.
Folgende Inhalte werden nicht berücksichtigt:
Metadaten (Ersteller, Erstelldatum, Änderungsdatum, Tags)
Dokumentbezüge und Verknüpfungen zwischen Dokumenten
Manuell vergebene Schlagwörter
Ordner- und Ablagestrukturen
Wie geht AI DMS mit Dokumentversionen um?
AI DMS berücksichtigt ausschließlich die jeweils neueste Version eines Dokuments. Wenn Sie ein Dokument aktualisieren, geschieht Folgendes:
Das Dokument durchläuft erneut die Textextraktion und Indizierung.
Erst danach steht es Ihnen für Chat-Anfragen zur Verfügung.
Bitte beachten Sie: Ältere Versionen sind für die KI nicht sichtbar.
Sicherheit & Berechtigungen
Es gelten die Sicherheitsstandards der Leistungsbeschreibung Scopevisio Documents. AI DMS ist vollständig in Ihr bestehendes Berechtigungssystem integriert.
Das bedeutet für Sie: Sie erhalten über AI DMS keine Auskunft aus Dokumenten, auf die Sie regulär keinen Zugriff haben.
Wofür eignet sich AI DMS?
AI DMS ist optimal geeignet für:
Inhaltliche Fragen zu Dokumenten – z. B. "Welche Kündigungsfristen sind vereinbart?"
Zusammenfassungen und thematische Analysen – z. B. "Fasse die Risiken in diesem Vertrag zusammen"
Identifikation relevanter Textpassagen – z. B. "Wo wird Datenschutz erwähnt?"
Thematische Vergleiche – z. B. "Was sind die Unterschiede in den Zahlungsbedingungen?"
Wofür eignet sich AI DMS nicht?
AI DMS basiert auf einem Large Language Model (LLM). Dieses ist auf Textverständnis und Sprachverarbeitung spezialisiert – nicht auf mathematische Berechnungen.
Folgende Anwendungsfälle sind daher nicht geeignet:
Mathematische Berechnungen und Aggregationen (z. B. Summe aller Rechnungsbeträge, Anzahl ablaufender Verträge)
Fragen zu Metadaten, die nicht im Dokumententext enthalten sind
Wo finde ich AI DMS?
Sie finden die Funktion AI DMS im DMS-Modul ihrer Scopevisio-Documents-Lösung in der Menüleiste neben der Suche:
Verfügbarkeit & Support
Für AI DMS gelten die Regelungen zu Verfügbarkeit, Datenexport, Update und Support der Leistungsbeschreibung Scopevisio Documents in ihrer jeweils aktuellen Fassung.